Nie wieder suchen.

orgaX analysiert den Inhalt gescannter Dokumente und ordnet sie dem jeweiligen Vorgang zu. Die zuständigen Mitarbeiter werden über den neuen Eingang und darüber was zu tun ist, informiert.

E-Mails – Fluch und Segen

Über E-Mails wird heute die Büro-Kommunikation mit Lieferanten, Kunden, Dienstleistern und Behörden abgewickelt. Wichtige Informationen werden über E-Mails ausgetauscht.

Status quo

Jeder sortiert seine E-Mails, in der Hoffnung, dass die Kollegen sie ebenfalls zur Kenntnis genommen haben. Aber das ist oft nur ein frommer Wunsch. Es gibt Mitarbeiter, die ihre gesamte Büro- und Projektorganisation über Ihr E-Mail-Programm abwickeln. Oft werden E-Mails noch ausgedruckt, klassisch gelocht und dann sorgfältigst abgeheftet.

orgaX – über alles informiert sein

orgaX speichert in einem Mail-Archiv alle ein- und ausgehenden E-Mails samt Anhängen zentral und in einer übersichtlichen Darstellung des E-Mailverlaufs. Dafür werden die E-Mails vom E-Mailserver für die KI-Analyse und Weiterverarbeitung zusätzlich auf orgaX umgeleitet.
Die gewohnte Arbeitsweise der Mitarbeitenden mit ihren E-Mailprogrammen will orgaX nicht ändern.

PDF – einheitlicher Standard

Insbesondere von allen E-Mails, und auch von den unterschiedlichen Anhängen, erstellt orgaX ein PDF für eine einheitliche Webansicht. Nur so kann der digitale Schriftverkehr auch in Kombination mit anderen Dokumenten, in orgaX zusammengefasst und zeitlich sortiert, angezeigt werden.

orgaX-KI – Context-Analyse

Jede eingehende E-Mail löst in orgaX ein Event aus. Jede E-Mail, also jedes Event, wird von der orgaX-KI qualifiziert und klassifiziert. Daraus abgeleitet, werden die Aufgaben und die Zuständigkeiten für die Bearbeitung der Inhalte und der damit verbundenen Anhänge gesteuert und die zuständigen Mitarbeitenden informiert.
Beispel: Ein Angebot muss erstellt oder eine Rechnung ist von der Buchhaltung zu prüfen.

orgaX – Postadresse

Die Absender- bzw. Zieladresse der E-Mails wird mit den schon vorhandenen Adressen, Firmen- und Personendaten abgeglichen. Neue Adressen werden gleich angelegt.

Von der KI erkannte Spam- und Werbemails werden gleich aussortiert und für die Zukunft in eine Blacklist eingetragen und gesperrt.

orgaX – Inhalts-Analyse

Die KI analysiert den Inhalt und den Zusammenhang, in dem die E-Mails und Anhänge erstellt wurden, und weist diese den zugehörigen Sachverhalten und Vorgängen in einer von orgaX festgelegten, verbindlichen Ordnung zu.

orgaX – persönlicher Überblick

In ihrem persönlichen Arbeitsbereich in orgaX werden die Mitarbeitenden unabhängig von ihrem eigenen E-Mail-Management auf dem Laufenden gehalten und wissen so, was noch zu tun ist.

orgaX – Schnittstellen zum ERP-System

Mit der Anbindung an ein ERP System/kaufmännisches Abrechnungssystem wird auch jedes aus den E-Mails resultierende Event im ERP-System markiert, und wenn notwendig werden dort auch gleich neue Projekte angelegt. So wissen auch alle im ERP-System eingebundenen Mitarbeitenden was ansteht und was noch zu tun ist.

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